EL ROI EN LOS EVENTOS

No medir los resultados es un error grave. Recopila información, anaIízala y modifica lo que no dio resultados.

Los seres humanos tenemos la necesidad de conocer los resultados de las acciones y esfuerzos que llevamos a cabo. La industria de reuniones es un sector en constante movimiento e innovación; como meeting planners tenemos la obligación de recabar información en cada evento para conocer los resultados de todo el proceso y esfuerzo de planeación y ejecución que se requiere para organizar un evento.

Medir los resultados permite conocer la percepción de cada uno de los asistentes, así como del cliente y demás involucrados. También ayuda a hacer un balance y análisis de los aciertos y errores a fin de mejorar cada aspecto. No hay una fórmula que arroje todos los valores para medir los resultados que necesitas, sin embargo, te brindaré 5 niveles de evaluación, cuantitativos y cualitativos, que te ayudarán a medir el retorno de inversión (ROI) en cada evento:

  1. Satisfacción del participante: Estos resultados se obtienen mediante una encuesta tradicional la cual debe aplicarse de manera individual a los asistentes a cada evento; puede ser de manera tradicional o digital. Hoy la tecnología facilita el trabajo en cuanto a la captación de datos y análisis de las respuestas obtenidas.   
  2. Aprendizaje: ¿Los asistentes a tu evento aprendieron? Sobre todo en eventos informativos o educativos es importante evaluar si las personas recibieron el conocimiento tal y como lo planeaste.
  1. Aplicación: ¿El asistente está aplicando lo que aprendió en su casa o trabajo? ¿Lo comparte con los demás? ¿Generó algún cambio en él o su entorno?
  2. Impacto en la persona y/o en el negocio: ¿Qué tipo de cambio o beneficio obtuvo la persona o la empresa al poner en práctica dichos conocimientos: ahorros, aumento en los ingresos, eficiencia operativa, mejora en el clima organizacional, etc.?
  3. Resultados financieros: Analiza si el evento cumplió con el presupuesto que se planteó en un inicio.

Lo más sencillo es medir estos valores al finalizar el evento mediante una encuesta aplicada en el mismo venue, también existe la opción de enviarla por mail. Mi sugerencia es que lo hagas cuando las personas van saliendo, ya que esto garantiza que respondan los cuestionamientos; si optas por enviarla por correo electrónico, habrá varios que no respondan.

En cuanto a tu cliente y colaboradores, después de que los asistentes se fueron es conveniente llevar a cabo una junta, el mismo día o al siguiente, con el objetivo de analizar cada aspecto y conocer aciertos y errores; de esta forma seguirás mejorando. Evaluar el ROI en los eventos, es de los aspectos más relevantes.